Laporan

Pengertian laporan

Menurut F X Soedjadi  laporan adalah :
1.  Suatu bentuk penyampain berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik
secara lisan maupun secara tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan
wewenang (authority) dan tanggung jawab (responsibility) yang ada antara mereka.
2.  Salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu kepada pihak yang lainnya.

Laporan kegiatan adalah suatu ikhtisar tentang hal ikhwal pelaksana suatu kegiatan, yang harus
disampaikan oleh pembina kepada pihak yang memberi tugas sebagai pertanggungjawaban. Laporan
mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi, karena dalam suatu organsasi di mana
hubungan antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari keberhasilan organisasi tersebut.

Dengan adanya hubungan antara perseorangan dalam suatu organisasi baik yang berupa hubungan
antara atasan dan bawahan, ataupun antara sesama karyawan yang terjalin baik maka akan bisa
mewujudkan suatu sistem delegation of Authority dan pertanggungjawaban akan terlaksana secara
efektif dan efisien.

Manfaat laporan bagi suatu perusahaan adalah :
–   Merupakan perwujudan dari responsibility pelapor terhadap tugas yang dilimpahkan.
–   Sebagai alat untuk memperlancar kerja sama dan koordinasi maupun komunikasi yang saling
mempengaruhi antar perseorangan dalam organisasi.
–   Sebagai alat untuk membuat Budgeting (anggaran), pelaksanaan, pengawasan, pengendalian
maupun pengambilan keputusan.
–   Sebagai alat untuk mengukur informasi yang saling dibutuhkan dalam pekerjaan.

Agar suatu laporan dapat bermanfaat dalam organisasi, maka harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
1.  Clear
Kejelasan suatu laporan diperlukan baik kejelasan dalam pemakaian bahasa, istilah, maupun
kata-kata harus yang mudah dicerna, dipahami dan dimengerti bagi si pembaca. Kejelasan suatu
laporan tersebut tentu saja didukung oleh penguasaan materi laporan dari pemberi laporan,
sehingga dengan adanya jaminan bahwa si pembuat laporan menguasai materinya merupakan jaminan
kejelasan suatu laporan di samping hal-hal tersebut di atas.

2.  Menguasai sasaran permasalahannya
Caranya dengan jalan menghindarkan pemakaian kata-kata yang membingungkan atau tidak muluk-muluk,
demikian juga dalam hal penyusunan kata-kata maupun kalimat harus yang jelas, singkat jangan
sampai melantur kemana-mana dan bertele-tele yang membuat pembaca laporan semakin bingung atau
tidak mengerti.

3.  Lengkap
Kelengkapan tersebut menyangkut :
a.  Permasalahan yang dibahas harus sudah terselesaikan semua sehingga tidak menimbulkan
tanda tanya.
b.  Pembahasan urutan permasalahan harus sesuai dengan prioritas penting tidaknya permasalahan
diselesaikan, atau dengan kata lain masalah yang sangat penting diutamakan pembahasannya baru
masalah-masalah yang timbul dalam pembahasan sampingan seyogyanya juga dibahas. Sehingga
laporan menjadi lengkap dan mantap karena sudah mencakup segala segi yang didukung dengan
data-data statistik yang jelas dan lengkap.

4.  Tepat waktu dan cermat
Tepat waktu sangat diperlukan dalam penyampaian laporan kepada pihak-pihak yang membutuhkan,
karena pihak yang membutuhkan laporan untuk menghadapi masalah-masalah yang bersifat mendadak
membutuhkan pembuatan laporan yang bisa diusahakan secepat-sepatnya dibuat dan disampaikan.

5.  Tetap
Laporan yang didukung data-data yang bersifat tetap, dalam arti selalu akurat dan tidak
berubah-ubah sesuai dengan perubahan waktu dan keadaan akan membuat suatu laporan lebih dapat
dipercaya dan diterima.

6.  Objective dan Factual
Pembuatan laporan harus berdasarkan fakta-fakta yang bisa dibuktikan kebenarannya maupun dibuat
secara objektif.

7.  Harus ada proses timbal balik
a.  Laporan yang baik harus bisa dipahami dan dimengerti sehingga menimbulkan gairah dan minat
si pembaca.
b.  Jika si pembaca memberikan response berarti menunjukkan adanya proses timbal balik yang bisa
memanfaatkan secara pemberi laporan maupun si pembaca laporan.

Macam Laporan Kegiatan
a.  Ditinjau dari cara penyampaian, terdapat :
–  Laporan lisan, disampaikan secara lesan, biasanya dilakukan hal-hal yang perlu segera
disampaikan laporan lisan dapat dengan tatap muka, lewat telepon , wawancara dan sebagainya.
–  Laporan tertulis, disampaikan secara lengkap dalam bentuk tulisan.

b.  Ditinjau dari bahasa yang digunakan, terdapat :
–  Laporan yang ditulis secara populer, yang menggunakan kata-kata sederhana, kadang-kadang
diselingi dengan kalimat humor / lucu.
–  Laporan yang ditulis secara ilmiah, sebagai hasil peneliti. Biasanya isinya singkat tetapi padat
dan sistimatis serta logis.

c.  Ditinjau dari isinya, dapat dibedakan :
–  Laporan kegiatan, misalnya pelaksanaan perkemahan, pelaksanaan ujian SKU, SKK, Pramuka Garuda.
–  Laporan perjalanan, misalnya laporan wisata, pengembaraan, penjelejahan dan sebagainya.
–  Laporan keuangan, menyangkut masalah penerimaan dan penggunaan uang.

Sistimatika Laporan
Hendaknya laporan lengkap, dapat menjawab semua pertanyaan mengenai : apa (what), mengapa (why), siapa (Who), dimana (where), kapan (when), bagaimana  (how). Urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dapat mudah memahami. Urutan isi laporan antara lain sebagai berikut :
1.   Pendahuluan
Pada pendahuluan disebutkan tentang :
a.   Latar belakang kegiatan.
b.   Dasar hukum kegiatan.
c.   Apa maksud dan tujuan kegiatan.
d.   Ruang lingkup isi laporan.

2.   Isi Laporan
Pada bagian ini dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan antara lain :
a.   Jenis kegiatan.
b.   Tempat dan waktu kegiatan.
c.   Petugas kegiatan.
d.   Persiapan dan rencana kegiatan.
e.   Peserta kegiatan.
f.    Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, urutan fakta / datanya).
g.   Kesulitan dan hambatan.
h.   Hasil kegiatan.
i.    Kesimpulan dan saran penyempurnaan kegiatan yang akan datang.

3.   Penutup
Pada kegiatan ini ditulis ucapan terima kasih kepada yang telah membantu penyelenggaraan kegiatan itu, dan permintaan maaf bila ada kekurangan-kekurangan. Juga dengan maksud apa laporan itu dibuat.

Hal-hal yang perlu diperhatikan
Laporan diusahakan agar :
a.   Singkat dan padat
b.   Runtut atau sistimatis
c.   Mudah dipahami isinya
d.   Isinya lengkap
e.   Menarik penyajiannya
f.    Berpegangan pada fakta, data dan persoalannya
g.   Tepat pada waktunya

Lain – lain :
a.   Dalam laporan dapat dilampirkan: photo kegiatan, tanda bukti, surat keterangan dan sebagainya (copy).
b.   Untuk mempermudah penyusunan laporan sebaiknya tetap mengacu pada proposal yang diajukan.
c.   Memberikan Laporan kegiatan dengan tembusan kepada satuan/lembaga yang terkait (Sponsor dll).

Bentuk laporan resmi
Laporan resmi tersusun secara tepat dan terperinci mengenai hal-hal dibawah ini :
1.    Halaman judul
2.    Kata pengantar
3.    Daftar isi
4.   Daftar tabel
5.    Daftar gambar
6.    Pendahuluan
7.    Tubuh laporan
8.    Kesimpulan dan saran
9.    Daftar pustaka
10. Lampiran
11.  Daftar petunjuk

Sumber :
http://www.pramukanet.org/index.php?option=com_content&task=view&id=396&Itemid=100
http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/pengantar_organisasi_dan_metode/bab8_penulisan_laporan.pdf

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s